REGULAMIN ZGŁASZANIA OBCHODÓW 20-LECIA POLSKI W UNII EUROPEJSKIEJ

W celu promocji wydarzeń w ramach obchodów 20-lecia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej, wprowadza się niniejszy Regulamin:

§ 1

1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady zgłaszania na stronę internetową www.20latwue.pl wydarzeń odbywających się z okazji obchodów 20-lecia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej.
2. Właścicielem strony internetowej www.20latwue.pl jest Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce z siedzibą w Warszawie (00-041 Warszawa), przy ul. Jasnej 14/16A.
3. Celem strony internetowej www.20latwue.pl jest promocja wydarzeń organizowanych w całej Polsce z okazji uczczenia 20. rocznicy przystąpienia Polski do Unii Europejskiej.
4. Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa o:
   1. Wydarzeniu – należy przez to rozumieć Wydarzenie organizowane z okazji uczczenia 20. rocznicy przystąpienia Polski do Unii Europejskiej,
   2. Stronie – należy przez to rozumieć stronę internetową www.20latwue.pl,
   3. Komisji Europejskiej – należy przez to rozumieć Komisję Europejską oraz Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce,
   4. Administratorze Strony – należy przez to rozumieć podmiot upoważniony przez Komisję Europejską do zatwierdzania zgłaszanych Wydarzeń oraz do kontaktów z podmiotami lub osobami fizycznymi organizującymi Wydarzenia w sprawach dotyczących zgłoszonego Wydarzenia,
   5. Organizatorze – należy przez to rozumieć podmiot prawny lub osobę fizyczną organizującą Wydarzenie i zgłaszającą je na Stronę,
   6. Zgłaszającym Wydarzenia – należy przez to rozumieć osobę upoważnioną z ramienia Organizatora Wydarzenia do zgłoszenia Wydarzenia i kontaktów z Administratorem Strony,
   7. Logotypie 20-lecia – należy przez to rozumieć logotyp stworzony na zlecenie Komisji Europejskiej z okazji 20. rocznicy przystąpienia Polski do UE
   8. Formularzu – należy przez to rozumieć formularz zgłaszania Wydarzeń zamieszczony na stronie internetowej www.20latwue.pl.

§ 2
WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Zgłaszane Wydarzenie musi odbywać się w 2024 roku.
2. Zgłaszane Wydarzenie musi być całkowicie bezpłatne dla jego uczestników oraz mieć charakter ogólnodostępny i otwarty (potrzeba rejestracji na Wydarzenie nie jest kryterium wykluczającym go ze zgłoszenia na Stronę).
3. Wydarzenie może zgłosić podmiot prawny (publiczny bądź prywatny) lub osoba fizyczna.
4. Jeden Organizator może zgłosić więcej niż jedno Wydarzenie.
5. Wydarzenie może być jednorazowe lub stanowić serię wydarzeń (np. te same wydarzenia odbywające się na przestrzeni 2024 roku w różnych terminach i miejscach).
6. Wydarzenie może odbywać się stacjonarnie, online lub hybrydowo.
7. Wydarzenie może odbywać się na terenie Polski oraz poza jej granicami, a także hybrydowo lub online.
8. Zgłaszane Wydarzenie musi wpisywać się w ideę obchodów 20-lecia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej.
9. Zgłaszane Wydarzenie nie może naruszać prawa, dóbr osobistych i ogólnie przyjętych norm etycznych, a także nawoływać do nienawiści, rasizmu, dyskryminacji.
10. Komisja Europejska zastrzega sobie prawo do nie publikowania Wydarzeń organizowanych przez osoby fizyczne lub podmioty prawne, których działalność jest nieetyczna, niezgodna z prawem, nawołuje do nienawiści, rasizmu, obraża uczucia innych osób lub promuje produkty nieetyczne, szkodzące zdrowiu, oraz jest sprzeczna z ideami Unii Europejskiej.
11. Komisja Europejska zastrzega sobie prawo do usunięcia Wydarzenia oraz cofnięcia prawa do używania Logotypu 20-lecia Organizatorowi, który naruszył postanowienia niniejszego Regulaminu.

§ 3
ZASADY ZGŁASZANIA WYDARZEŃ

1. Wydarzenie powinno być zgłaszane za pomocą Formularza umieszczonego na stronie internetowej www.20latwue.pl, nie później niż 7 dni przed datą jego rozpoczęcia.
2. Komisja Europejska zastrzega sobie prawo do nie publikowania Wydarzeń zgłoszonych w krótszym terminie niż 14 dni przed datą rozpoczęcia, pomimo poprawnie wypełnionego Zgłoszenia.
3. Wydarzenie należy zgłaszać w języku polskim.
4. W Formularzu należy wypełnić wszystkie wskazane pola obowiązkowe. Weryfikacji podlegać będzie jedynie kompletny Formularz.
5. W Formularzu należy podać/zamieścić:
   1. Nazwę Wydarzenia,
   2. Miejsce Wydarzenia (województwo, miejscowość i adres w przypadku Wydarzenia stacjonarnego),
   3. Typ Wydarzenia (np. koncert, festiwal, spektakl, pokaz, marsz, zawody, turniej, mecz, piknik, wykład, konferencja, warsztaty, szkolenie, spotkanie, happening, itp.),
   4. Do kogo adresowane jest Wydarzenie,
   5. Datę oraz godzinę rozpoczęcia -i zakończenia Wydarzenia,
   6. Opis Wydarzenia (do 2000 znaków ze spacjami),
   7. Link do strony www Wydarzenia i/lub mediów społecznościowych, na których znajdują się szczegółowe informacje na temat Wydarzenia,
   8. Zdjęcie lub grafikę będące ilustracją do Wydarzenia (w formacie png lub jpg, rozmiar maksymalnie do 2 MB, 1080x1080 px). Można przesłać 1 zdjęcie lub grafikę ilustrującą Wydarzenie. W przypadku braku zdjęcia lub grafiki ilustrującej Wydarzenie można wybrać gotową grafikę generowaną przez Stronę,
   9. Nazwę Organizatora (imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej/nazwę podmiotu prawnego),
   10. Typ organizacji – w przypadku podmiotów prawnych (np. administracja publiczna, instytucje państwowe, szkoła/uniwersytet, biblioteka, dom kultury, muzeum, klub sportowy, itp.),
   11. Link do strony www lub social mediów Organizatora,
   12. Imię i nazwisko, stanowisko (jeśli dotyczy), adres e-mail, numer telefonu Zgłaszającego Wydarzenie (informacje te nie będą publikowane na Stronie, a jedynie wykorzystywane przez Administratora Strony do kontaktu z Organizatorem Wydarzenia).
6. Zgłaszając Wydarzenie, Organizator Wydarzenia oświadcza, iż przysługują mu prawa autorskie do przesłanych zdjęć lub grafik będących ilustracją Wydarzenia oraz, że zdjęcia lub grafiki nie naruszają praw do wizerunków osób na nich widocznych.
7. W przypadku Wydarzeń zgłoszonych w terminie, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu:
   1. Wydarzenie będzie weryfikowane przez Administratora Strony w terminie do 48 godzin,
   2. Administrator Strony i/lub Komisja Europejska zastrzegają sobie prawo do kontaktu z Organizatorem/Zgłaszającym Wydarzenie w celu pozyskania szczegółowych informacji o Wydarzeniu,
   3. Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji podjęta zostanie decyzja o publikacji Wydarzenia na Stronie,
   4. Po pozytywnej weryfikacji, Organizator otrzyma potwierdzenie o przyjęciu zgłoszenia wraz z linkiem do pobrania Logotypu 20-lecia. Otrzymanie potwierdzenia o przyjęciu zgłoszenia jest jednoznaczne z uzyskaniem prawa do używania przez Organizatora Logotypu 20-lecia w swoich materiałach promocyjnych związanych ze zgłoszonym Wydarzeniem.
8. Komisja Europejska zastrzega sobie prawo do nie opublikowania zgłaszanego Wydarzenia bez podania przyczyny.
9. Zgłoszenie Wydarzenia na Stronę jest równoznaczne ze złożeniem przez Organizatora  oświadczenia, że:
   1. Zapoznał się i akceptuje wszystkie warunki oraz postanowienia określone w niniejszym Regulaminie,
   2. Wyraża zgodę na publikację Wydarzenia na Stronie,
   3. Wyraża zgodę na wykorzystanie przez Komisję Europejską przesłanych w Formularzu informacji, zdjęć lub grafik w zakresie związanym z promocją obchodów 20-lecia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej, na polach eksploatacji wymienionych w  § 5.
10. Organizator może w każdej chwili wycofać zgłoszone Wydarzenie. W tym celu należy przesłać informację o wycofaniu drogą mailową na adres obchody@20latwue.pl. Wydarzenie zostanie usunięte ze Strony najszybciej, jak będzie to możliwe.
11. Jeżeli z przyczyn niezależnych od Organizatora (np. związanych z pandemią koronawirusa wywołującego chorobę COVID-19), zgłoszone Wydarzenie nie może się odbyć w zaplanowanym terminie, Organizator jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Komisji Europejskiej o tym fakcie drogą mailową na adres obchody@20latwue.pl wraz z podaniem nowego terminu Wydarzenia, z zastrzeżeniem, że termin nie może przekroczyć ram czasowych obchodów 20-lecia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej (2024 rok.).
12. W przypadku, o którym mowa w ust. 11 niniejszego paragrafu, Komisja Europejska niezwłocznie podejmie decyzję, czy Wydarzenie odbywające się w nowym terminie zostanie włączone do Wydarzeń promowanych na Stronie.
13. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za:
    1. ewentualne problemy techniczne związane z działaniem dostawców usług internetowych skutkujące brakiem informacji o Zgłoszeniu na stronie,
    2. naruszenie przez Organizatora/Zgłaszającego Wydarzenie praw autorskich w zgłoszonych materiałach i w trakcie przygotowania i realizacji Wydarzenia,
    3. naruszenie praw do wizerunków osób widocznych na zdjęciach/grafice wykorzystanych w Zgłoszeniu Wydarzenia,
    4. naruszenie  dóbr osobistych lub innych praw osób trzecich.
14. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za podanie nieprawdziwych informacji/danych/zdjęć/grafik przez Organizatora/Zgłaszającego Wydarzenie. Podanie nieprawdziwych danych skutkuje usunięciem Wydarzenia ze Strony i odebraniem Organizatorowi prawa używania Logotypu 20-lecia.
15. Komisja Europejska nie finansuje kosztów poniesionych przez Organizatora w związku ze  zgłoszeniem i organizacją Wydarzenia.
16. We wszystkich przypadkach nieokreślonych w niniejszym Regulaminie ostateczną decyzję podejmuje Komisja Europejska. Od decyzji wydanych przez Komisję Europejską nie przysługuje odwołanie.

§ 4
PRAWA AUTORSKIE

1. Organizator Wydarzenia poprzez dokonanie zgłoszenia Wydarzenia za pomocą Formularza oświadcza, że przysługują mu wyłączne i nieograniczone prawa autorskie oraz prawa pokrewne do tekstu opisującego Wydarzenie oraz zdjęcia lub grafiki będącej ilustracją do Wydarzenia.
2. Organizator Wydarzenia wyraża zgodę na nieodpłatne, nieograniczone w czasie i przestrzeni rozpowszechnianie jego Wydarzenia przez Komisję Europejską w celach i w zakresie związanym z promocją tego Wydarzenia oraz udziela Komisji Europejskiej prawa obejmujące następujące pola eksploatacji:
   1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania określoną techniką egzemplarzy, w tym zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,
   2. w zakresie obrotu egzemplarzami - wprowadzania do obrotu, użyczania lub najmu egzemplarzy,
   3. w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż określony w lit. b – nadawania, reemitowania oraz odtwarzania, a także publicznego udostępniania utrwalenia w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym (w szczególności przez Internet, sieci telefonii komórkowych w tym, GSM, węzłów telekomunikacyjnych).
3. Organizator Wydarzenia dodatkowo oświadcza, że nie będzie dochodzić od Komisji Europejskiej wynagrodzenia za korzystanie z Wydarzenia przesłanego na Stronę zgodnie z niniejszym Regulaminem, w tym w szczególności wynagrodzenia za rozpowszechnianie Wydarzenia na stronie internetowej www.20latwue.pl, stronach internetowych i mediach społecznościowych Komisji Europejskiej oraz w mediach.

§ 5
DANE OSOBOWE

1. Administratorem danych osobowych (zwanym dalej „Administratorem danych osobowych”) przesłanych w Formularzu jest Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce z siedzibą w Warszawie (00-041 Warszawa), przy ul. Jasnej 14/16a.
2. Kontakt z Administratorem danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail:  COMM-REP-PL-DATAPROTECTION@ec.europa.eu  (Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce).
3. Komisja Europejska jest zobowiązana do ochrony danych osobowych i do poszanowania prywatności osób, których dane dotyczą. Komisja gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych (uchylającym rozporządzenie (WE) nr 45/2001).
4. Dane osobowe Zgłaszających Wydarzenie będą gromadzone i przetwarzane w celu i w zakresie związanym z promocją obchodów 20-lecia przystąpienia Polski do Unii Europejskiej na Stronie.
5. Strona zbiera wyłącznie dane osobowe niezbędne do świadczenia i rozwoju usług w nim oferowanych.
6. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zamieszczenia Wydarzenia na Stronie.
7. Organizatorowi/Zgłaszającemu Wydarzenie przysługuje prawo wglądu do treści swych danych oraz ich poprawiania lub uzupełnienia.
8. Dane osobowe Zgłaszających Wydarzenie zostaną udostępnione jedynie podmiotom, którym zostanie zlecone administrowanie Strony.
9. Dane Zgłaszających Wydarzenia będą przechowywane przez okres aktywności Strony, tj. do końca 2025.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin wchodzi w życie w dniu opublikowania Strony.
2. Wszelkie pytania i uwagi można kierować na adres e-mail: obchody@20latweu.pl.
3. Komisja Europejska zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w momencie publikacji tej zmiany na Stronie.
4. Wszelkie spory wynikające z realizacji postanowień niniejszego Regulaminu strony będą starały się w pierwszej kolejności załatwiać drogą porozumienia. W razie jego braku spory podlegają rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy według przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964 r., Nr 43, poz. 296  późn. zm.).
5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.